Werden bestimmte Unterlagen oder Dokumente zu früh entsorgt, kann das teuer werden – und zwar auch für Privatpersonen. So hat man zum Beispiel ohne eine Kaufquittung oft keine Chance, eine Nachbesserung einer mangelhaft gelieferten Ware im Rahmen der Gewährleistung zu verlangen.

3.4.2017 (verpd) Spätestens, wenn der angesammelte Papierkram überhandnimmt und die Schubladen oder Ordner voll damit sind, stellt sich die Frage, was kann entsorgt werden und was muss man noch aufbewahren.

Eine Privatperson erhält im Laufe der Zeit unzählige Dokumente – von Kaufquittungen, Kontoauszügen, Darlehens-, Miet- oder Arbeitsverträge, über Renten-, Kindergeld- und Steuerbescheide bis hin zu Versicherungspolicen und anderen Unterlagen.

Wer hier den Überblick behalten will, sollte regelmäßig die Papiere ordnen und dabei auch Unnötiges aussortieren. Dabei ist es jedoch wichtig zu wissen, was man wie lange aufbewahren sollte, um Probleme oder gar finanzielle Nachteile zu vermeiden.

Von Warenrechnungen …

Das fängt bereits bei einer einfachen Quittung über eine gekaufte Ware an. Wer nämlich einen Mangel an einer gekauften Ware feststellt, kann ohne einen vorhandenen Kaufbeleg nur schwer seine Ansprüche im Rahmen des gesetzlichen Gewährleistungsrechts oder auch der gegebenen Händler- oder Herstellergarantie durchsetzen.

Das Gewährleistungsrecht, das Verbraucher gemäß den Paragrafen 437, 438 und folgenden BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) bei Mängeln an einer neu gekauften Ware haben, besteht für bewegliche Güter wie Möbel oder Elektrogeräte in der Regel für mindestens bis zu zwei Jahre nach dem Kauf. Daher ist es sinnvoll Kaufverträge und Rechnungen über gekaufte Waren mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren, um den Kaufzeitpunkt nachweisen zu können.

Hat der Händler oder Hersteller eine Garantie gegeben, sollten die Kaufunterlagen und die Garantieerklärung nicht nur mindestens zwei Jahre gemäß der Gewährleistung, sondern bis zum Ende der Garantiezeit aufgehoben werden. Manche Hersteller oder Händler bieten für ihre Güter Garantien bis zu drei oder fünf Jahren nach dem Kauf. Bei wertvollen Gütern empfiehlt es sich sogar, den Kaufbeleg auf Dauer aufzubewahren, denn er kann als Nachweis des Warenwertes bei einem späteren Verkauf oder im Falle einer Beschädigung oder eines Diebstahls nützlich sein.

… und Belege zu Handwerkerleistungen …

Übrigens hat auch ein Privatkunde, der Arbeiten von einem Handwerker erledigen lässt, bei Mängeln ein zweijähriges Gewährleistungsrecht. Der Kunde kann bei Mängeln, die innerhalb zwei Jahren nach Erledigung der Handwerkerleistung und deren Abnahme durch den Kunden, auftreten und mit der Handwerkerarbeit im Zusammenhang stehen, eine Nachbesserung verlangen. Bei Handwerkerleistungen rund um den Neubau, Umbau oder eine umfangreiche Reparatur an einem Gebäude besteht gemäß Paragraf 438 BGB sogar ein fünfjähriges Gewährleistungsrecht.

Privatkunden sollten daher Handwerkerrechnungen, Zahlungsbelege sowie Kontoauszüge für Wartungsarbeiten oder Reparaturen an einer Immobilie oder einem Grundstück mindestens zwei und je nach Art und Umfang der Arbeiten sogar fünf Jahre aufbewahren. Übrigens sind gemäß Paragraf 14b Absatz 1 UstG (Umsatzsteuergesetz) Privatpersonen gesetzlich verpflichtet, diese Dokumente mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Jahres, in dem die Handwerkerrechnungen ausgestellt wurden.

Grundsätzlich ist es sinnvoll, Rechnungen im Zusammenhang mit dem Kauf, Bau oder der Renovierung eines Hauses oder einer Wohnung wie Handwerker- und Baumaterialrechnungen dauerhaft aufzubewahren. Im Falle eines Verkaufs der Immobilie lässt sich nämlich damit deren Wert besser einschätzen. Tipp: Sind Belege im Original auf Thermopapier gedruckt, sollte man sie zur Aufbewahrung auf ein normales Papier kopieren, da die Originale mit der Zeit unleserlich werden können.

… über Kontoauszüge und Mietverträge …

Fast alle Alltagsgeschäfte, wie der Kauf von Haushaltsgegenständen, Möbeln oder Elektrogeräten durch Privatpersonen, unterliegen einer dreijährigen Verjährungsfrist, wenn es darum geht, dass der Verkäufer den noch nicht gezahlten Kaufpreis einfordern kann.

Mit einem entsprechenden Kontoauszug kann der Käufer jedoch die Bezahlung der Kaufrechnung zweifelsfrei nachweisen. Im Übrigen kann auch das Finanzamt einen Kontobeleg für eine Ausgabe, die man steuerlich geltend gemacht hat, innerhalb von drei Jahren anfordern. Daher empfiehlt es sich, Kontoauszüge mindestens drei, besser vier Jahre zu behalten, denn grundsätzlich gelten Kontoauszüge über regelmäßige Zahlungen wie Miete oder Unterhalt sogar bis zu vier Jahre später noch als Beleg und sollten entsprechend lange verwahrt werden.

Bei Mietverhältnissen besteht in der Regel eine dreijährige Verjährungsfrist beispielsweise für Rückzahlungs-Forderungen oder Erteilung der Nebenkostenabrechnung seitens des Mieters sowie für Mietforderungen seitens des Vermieters. Insofern ist es wichtig, nicht nur die Kontobelege mit den Mietzahlungen, sondern auch Mietverträge und -vertragsänderungen sowie Übergabeprotokolle und Nebenkostenabrechnungen mindestens drei Jahre lang aufzubewahren, und zwar auch nach einer Beendigung eines Mietvertrages.

… bis hin zu Steuerunterlagen …

Grundsätzlich ist es sinnvoll, alle Kaufbelege, Rechnungen und Zahlungsnachweise auf steuerliche Absetzbarkeit zu prüfen und eventuell für das Anfertigen der entsprechenden Steuererklärung aufzubewahren. Das gilt unter anderem auch für Prämiennachweise zu Versicherungsverträgen. Sinnvoll ist es zudem, Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen mindestens fünf, besser zehn Jahre aufzubewahren.

Die Steuerbescheide werden nämlich oft für die Beantragung staatlicher Hilfen – wie für Elterngeld oder Pflegegeldzahlungen –, und für die Beantragung eines Bankkredits als Einkommensnachweis verlangt. Übrigens: Auch Privatpersonen mit einem jährlichen Einkommen von über 500.000 Euro, müssen gemäß Paragraf 147a AO (Abgabenordnung) Steuerunterlagen mindestens sechs Jahre aufbewahren. Ist ein Steuerbescheid nur vorläufig, was unter anderem im Bescheid selbst vermerkt ist, sollte dieser zudem mindestens so lange aufbewahrt werden, bis er endgültig rechtskräftig ist.

Grundsätzlich sollten Steuerunterlagen wenigstens so lange nicht entsorgt werden, bis die Einspruchsfrist für den jeweiligen Steuerbescheid abgelaufen ist. Da Steuerpflichtige innerhalb fünf Jahre nach Zugang der Steuererklärung für versehentlich falsche Angaben und innerhalb zehn Jahre für Steuerbetrug belangt werden können, ist es sogar sinnvoll die Steuerunterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Denn sie könnten eventuell als Nachweis für die eigene Unschuld dienen.

… und Dokumente, die nie weggeworfen werden sollten

Verträge über Spar- und Darlehen, Geldanlagen und Kredite sind über die gesamte Vertragslaufzeit aufzubewahren. So können mögliche vertragliche Vereinbarungen nachgewiesen werden. Dies gilt auch für Versicherungspolicen (Versicherungsscheine) und Versicherungs-Mitteilungen über Vertragsänderungen, sogenannte Nachträge. Sie sind mindestens bis zum Vertragsende, besser noch bis zu einem Jahr nach der Vertragsbeendigung zu verwahren, denn damit lässt sich nachweisen, dass ein Versicherungsschutz besteht oder bestand.

Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten sind mindestens 30 Jahre lang aufzubewahren. Bis zum Rentenalter, genauer gesagt bis der gesetzliche Rentenanspruch geklärt und bestätigt wurde, sind Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen sowie Nachweise über Rentenzeiten, Arbeitslosigkeit, Sozialversicherungs-Beiträge oder auch Ausbildungs- und Studienzeiten zu verwahren. Denn sie könnten als Nachweis für rentenrelevante Versicherungszeiten wichtig werden. Einige Dokumente sollten niemals weggeworfen werden.

Dazu zählen Geburts- und Heiratsurkunde, Rentenbescheide, Arztberichte und -befunde, Impfpass, Schul-, Studien- und Arbeitszeugnisse, Führerschein sowie Kraftfahrzeugschein und -brief, aber auch Unterlagen im Zusammenhang mit dem Kauf oder Bau einer Immobilie wie ein Notarvertrag. Prinzipiell empfiehlt es sich, wichtige Unterlagen wie Zeugnisse, Heiratsurkunde und Versicherungspolicen in Kopie an einem externen Ort getrennt von den Originalen zu hinterlegen. So sind diese auch im Falle eines Brandes oder anderer Schäden als Nachweis verfügbar.